Organisatie

Thuis Wageningen is dé plek voor inwoners van Wageningen die de wereld mooier, duurzamer en/of socialer wil maken. Het is een plek waar je terecht kan als je bijvoorbeeld een idee hebt voor een burger initiatief, voor een kopje koffie met een andere bezoeker en waar activiteiten worden georganiseerd. Lokaal ondernemen, mensen verbinden, duurzaamheid en gelijkwaardigheid zijn kernwoorden bij Thuis.

Thuis werkt met een platte organisatie structuur en wil zo zelfsturend en gelijkwaardig mogelijk samenwerken. Mijn rol was om het hostteam te coachen om een zelfsturend team te worden.

Bij Thuis werken voornamelijk vrijwilligers. Deze vrijwilligers zijn verdeeld over teams. Een van de teams is het hostteam. Dit zijn vrijwilligers die tijdens openingstijden de bezoekers bij thuis verwelkomen, wegwijs maken en toezicht houden in de openbare stadskamer.

De stadskamer is een ruimte bij Thuis die is ingericht als een soort inloop woonkamer/werkplek voor inwoners van Wageningen. Er is altijd een hosts aanwezig om bezoekers wegwijs te maken. Ze zijn als het ware het gezicht van de organisatie bij binnenkomst.

Veel taken konden de hosts niet zelfstandig. Na het afronden van de opdracht zou het team met minimale coördinatie/coaching de volgende werkzaamheden zelfstandig moeten kunnen uitvoeren;

• Werving en selectie van nieuwe Hosts
• Inwerken nieuwe Hosts
• Het hostrooster bijhouden en vervanging zoeken
• Problemen en vraagstukken aankaarten en bij de juiste persoon
• Met voorstellen komen hoe er met deze vraagstukken omgegaan kan worden
• Beslissen op basis van de consentmethode
• Afstemmen met andere domeinen
• Evalueren en elkaar feedback geven

Doorlooptijd: FEB 2017 – SEPT 2018

Wat is er nodig

Na de kennismakingsperiode ben ik aan de slag gegaan met inventariseren welke informatie de hosts hadden om hun werk goed te kunnen doen. Deze informatie heb ik zo veel mogelijk samen met de host zelf aangevuld zodat alles wat ze nodig hebben helder, vindbaar en compleet is.

Ook heb ik gekeken naar de individuele motivatie en persoonlijk doelen die de hosts hadden. Dit deed ik om te ontdekken wat hun drijfveren zijn om de vrijwilligersrol te vervullen zoals ze dat doen.

Stappenplan vanuit het teamcanvas

Vervolgens hebben we een teamcanvas opgesteld om te kijken hoe we binnen de doelstellingen van Thuis ook het doel voor het hostteam konden formuleren. Aan de hand van dit canvas hebben we een stappenplan gemaakt voor het team.

Het teamcanvas bestaat uit onder andere; team-missie, -visie, -doel, -leden en hun inbreng in het team, -kansen -valkuilen, manier van samenwerken, mijlpalen etc. De uitkomst was o.a.; teamleden met specifieke kwaliteiten die ontbraken werven, een vast vergadermoment per maand inplannen, plan bedenken om bezoekers meer te verbinden met elkaar.

Ook hebben we gewerkt aan het oefenen met agendapunten aandragen en het voorzitten van de vergaderingen zodat de teamleden zelf om de buurt de voorzittersrol konden oppakken en zelfstandig konden vergaderen.

Structuur aanbrengen en zichtbaar maken

Een grootte uitdaging binnen het team was: helderheid over wie welke verantwoordelijkheid heeft.

Om dit op te lossen bleek dat er behoefte was aan overzicht en structuur binnen de gehele organisatie. In samenwerking met de interne manager Elsje en andere kernteamleden hebben we meer structuur gebracht in de organisatie en deze structuur zichtbaar gemaakt voor alle Thuismakers.

Ik ontwierp een bord met daarop: alle teams, vrijwilligers en hun taken erop in de vorm van puzzelstukjes. Iedereen draagt namelijk een stukje bij aan Thuis. Zo kon iedereen zien wie in welk team zat en wie welke verantwoorde heden heeft maar ook zijn taak gemakkelijk en tastbaar overdragen.

Continuïteit behouden tijdens een veranderproces

De transitie van het team naar een goed lopend zelfsturend liep parallel met een grote verbouwing van de ruimtes bij Thuis. Dit had een grote invloed op iedereen bij Thuis met name bij de hosts.

Het bewaken van de groepsdynamiek en het houden van overzicht over het gehele transitieproces naar zelfsturing, was dan ook structureel onderdeel tijdens deze opdracht. Ik hield in de gaten dat ondanks alle veranderingen het team bij elkaar bleef en stappen bleef zetten richting de gestelde doelen. Zo bleef er continuïteit in het nakomen van verantwoordelijkheden en taken die bij de teamleden lagen. Dit uitte zich bijvoorbeeld in ondersteunen van aangaan van onderlinge spanningen en bemiddeling.

Uiteindelijk was het team dermate zelfsturend dat mijn rol overbodig was geworden. Doel bereikt!

• Hosts nemen zelfstandig nieuwe teamleden aan.
• De nieuwe hosts worden ingewerkt en opgenomen in het team.
• Elke dienst is bemant en er worden diensten geruild.
• De hosts weten beter wie waarover gaat er wie ze waarvoor kunnen aanspreken.
• De hosts vergaderen zelfstandig, maken notulen, stellen agenda’s samen.
• Ze besluiten via de consent methode.
• Een afgevaardigde uit het hostteam woont de kernteam vergadering bij en draagt punten aan die relevant zijn voor andere domeinen.
• Hosts maken dingen bespreekbaar en geven elkaar feedback.
• Er is duidelijkheid over wie welke taken heeft en de verantwoordelijkheid wordt daardoor genomen óf zorgvuldig overgedragen.